Ordenes de compra
Ordenes de compra
Creación
Ubicación:
Funciones principales:
- Permite la creación de una orden de compra a un proveedor.
- Se puede hacer afectación de inventario en ese momento o posterior.
- Se bloquea si el cliente tiene documentos vencidos por días o si excede su límite de crédito.
- Afectará el saldo pendiente a proveedor.
- Se creará una póliza contable al grabar y otra al subir el XML.
- En el listado de OC se podrá apreciar el estatus de autorización y el de pago.
- Es posible ir desde el listado de OC a visualizar el pago hecho.
- El XML será validado a que cumpla con el monto especificado, impuestos, RFC que establezcan en la OC y que el nombre del archivo sea igual al UUID.
- Se pueden agregar comentarios a la OC que se le envía al proveedor o comentarios internos que verá el almacenista al recibir la mercancía.
- Costos, impuestos y retenciones las traerá directamente auwi de cada producto.
- Una compra se puede prorratear en varios centros de costos.
- Una compra puede ser recibida sin autorización pero detenido los pagos si así se requiere.
- Una compra puede ser recibida parcialmente.
- En preferencias por empresa, se puede determinar si se podrá o no modificar una orden de compra autorizada.
- Si el usuario tiene acceso a modificar el costo de compra, lo podrá hacer directamente.
- Si el usuario tiene permiso para afectar directamente, la autorización se hará al grabar.
Datos maestros necesarios:
Compras-Datos maestros:
- Series facturación
- Quién puede autorizar compras de cierto centro de costos y por cuales montos.
- Quién puede realizar compras a cierto centro de costos.
- Proveedores
- Nombre
- Tipo de crédito (Contado, crédito, días de crédito en su caso)
- Tipo de Moneda
Errores comunes:
- Que falten datos en el proveedor, como tipo de crédito o moneda.
- Que no se vea el centro de costos deseado, esto puede ser porque no se cuenta con el acceso a este.
- Que no permita guardar un XML, esto porque el sistema valida el nombre (mismo que el UUID, la longitud no puede cambiar, Ej. cuando el archivo es guardado dos veces en la computadora, esta agrega un (1) al nombre del archivo, esto hará que no se pueda grabar en auwi.
- Elegir que si se afecte directamente el inventario pero no se elije a que almacén afectar.
- Elegir afectar directamente un almacén, pero no se indica a que lote agregar un producto si este administra lote.
- Que no coincidan los montos por impuestos o retenciones, estos deben de agregarse en el producto.
Reportes reelevantes:
Compras-Reportes:
- OC por CC.
- OC por estatus.
- Compra por producto.
- Venta por cliente.
- Reporte de compras detallado.
- Reporte prorrateo.
Almacenes-Reportes:
- Kardex.
- Kardex por lote.
Autorización, rechazo y cancelación
Ubicación:
Funciones principales:
- En el estatus del listado de OC en autorizaciones, se aprecia si ya esta aceptada o no
- Al editar se puede elegir si se autoriza o se cancela una OC en la sección de RESPUESTA.
- Se puede autorizar masivamente sin necesidad de entrar a cada OC en el módulo Compras-autorización masiva.
Sugerencias de compra
Ubicación:
Descripción:
- Auwi sugerira ordenes de compra de productos según existencias.
- Máximos y minimos se establecen por producto-almacén en cada producto (Comercial-Datos maestros-Productos)
- El sistema sugerirá proveedor y agrupará los productos de dicho proveedor si se relaciona a este dentro de cada producto.
- El formato de sugerencia es igual al de una orden de compra. Al guardar esto la convierte en OC en firme y continua con el proceso de autorización como cualquier otra.
Prorrateo
Este módulo permite la afectación de una sola orden de compra en varios centros de compra, incluso con diferentes montos.
Ubicación:
- Se coloca la OC a prorratear
- Se elije con el símbolo + a que centros de costos afectará.
- Esto genera una nueva OC especial.
Agrupación de varias OC en una sola factura de proveedor.
Ubicación:
- Se colocan las diferentes OC separadas por una coma.
- Se elige el XML y PDF a relacionar a estas.