La implementación de un sistema de gestión en una empresa es una gran decisión para cualquiera de estas, desde una PYME hasta las grandes multinacionales.
¿Cuándo es conveniente implementar un ERP?
Cada industria y empresa es distinta, pero una implementación de un sistema que integre las diferentes áreas de un negocio es una decisión obligada si el costo de no tener este sistema, es mayor. Esto puede ser por la gente que se requiere para llevar los registros operativos, por la perdida de oportunidades por no tener la información en un tiempo adecuado, por extravío de inventarios, por la falta de información de calidad para la toma de decisiones, entre otros.
Algunos de los motivos más usuales paca cambiar o implementar un sistema de gestión empresarial son:
- Bajo control de flujos de inventario.
- Perdida o demora en juntar información entre departamentos.
- Pobre seguimiento en surtimiento de pedidos.
- Falta seguimiento contable y generación automática de pólizas.
- Sistema de costeo insuficiente o inexistente.
- Integración de información entre distintas sucursales.
- Automatización de relación con clientes y proveedores.
- Administrar efectiva de equipos o maquinaria.
En general los motivos pueden ser muy variados.
¿Cómo elegir el sistema más adecuado para mi empresa?
El mercado de sistemas para empresas está inundado de opciones pero que seguramente el 99 % no son las adecuadas para su empresa o industria. Algunos de los puntos importantes a considerar a la hora de analizar un software para empresa son:
- Costo: Si hay miles de sistemas para empresas, esquemas de como se pagan es aún más diverso, habiendo desde gratis hasta de miles de dólares por mes por usuario. ¿Cuanto es correcto invertir? lo que sea más rentable. Lo que otorgue el mejor retorno de inversión, si tienes mermas sin explicación por 10,000 USD ¿no pagarías 1,000 para solucionarlo?
- Capacidad: Algunos sistemas simplemente no están hechos para grandes volumenes de transacciones o de personas usandolo al mismo tiempo. Es importante validar que el sistema que se vaya a contratar, cuente con experiencia comprobada con empresas con volúmenes no solo actuales sino acorde al crecimiento esperado del negocio. Así mismo, ¿para que pagar por un sistema de alta capacidad de transacciones e información, si la empresa no lo requiere?
- Experiencia: La experiencia no solo es en cuanto al número de operaciones que el sistema puede soportar holgadamente. Es igual de importante también la experiencia solucionando problemas como los que esperas solucionar.
- Soporte: Me encuentro seguido con casos donde se contrata un sistema muy bueno pero que no tiene soporte en el país, esto puede ser muy limitado y costoso. Limitantes no solo en horarios de atención, sino en idioma y sobre todo la realidad de la industria en el pais.
- Tecnología: Aquí hay varios temas a considerar, como si es un sistema en la Nube o instalado, por suscripción o de forma permantene. ¿Qué tanto se puede adaptar? ¿qué tan moderna y/o flexible? se conecta con otras tecnologías necesarias? como tiendas en línea o ¿portales de cliente o proveedor? ¿que tal con APPS móviles?
¿Comprar, rentar o desarrollar en casa?
El desarrollo de un sistema desde cero, implica mucho estudio e inversión que quizas no sea rentable además de que puede desviar la atención del enfoque principal de la empresa. En generar es mucho más rentable y menos riesgoso pagar por un desarrollo ya probado ya sea una sola vez, o en modo suscripción.
Para decidir entre comprar o rentar (SAAS), se tiene que analizar desembolsos en soporte, actualizaciones, infraestructura. Se puede evitar un pago fuerte inicial en pagos por suscripción pero a la largo plazo si puede ser mas grande el desembolso en este último modelo.
¿Con o sin apoyo de un experto implementador?
De nuevo es un tema de tamaño y complejidad del negocio que adquiere el nuevo sistema. Hoy en día existen varios paquetes fáciles de implementar en casa, pero esto solo es recomendable si el negocio es pequeño. Entre más grande sea la operación, mas recomendable es empezar con un buen estudio de las necesidades de cada departamento y hacer un mapeo de como se van a integrar y adaptar a la nueva forma de operar.
Una vez tomada la decisión de implementar un nuevo ERP, no puede haber dudas ni expresar miedo o duda al personal, las dudas deben quedar en el pasado y ahora hay que seguir con el plan. Dejar que exista duda incrementaría la posibilidad de sabotaje o el desánimo de hacer que el proyecto funcione.
Un líder de proyecto es muy recomendable, alguien que de seguimiento a los compromisos de los involucrados tanto del equipo implementador, como los usuarios finales. Alguien que asegure cumplimientos en cuanto a presentación y atención a capacitaciones, entrega de documentación, validaciones y pruebas de escenarios. Se tiene que considerar el tiempo y los recuersos necesarios para que esto se logre además de las tareas cotidianas de operación.
Todos los compromisos y objetivos deben ser claramente documentados al principio de la implementación, y aunque sufrirán ajustes y modificiones, si el análisis preparatorio se hace de forma proferesional, no deberían de significar grandes incrementos en costos y tiempo.
