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Caso de éxito #74

Cuando Carnes Victoria nos buscó, fue desde una posición de decepción y desesperación. Una persona que por 20 años trabajó con ellos les estuvo robando y puso en riesgo un negocio de 25 años en función, el faltante era enorme. Al no tener mas que reportes que los manuales para conocer  ventas, compras, inventarios, rendimientos, era imposible validar si eran ciertos ya que el auditarlos tomaba mucho tiempo.

Se confió de más. ¿Pero qué hacer? No se puede estar al pendiente de varias ubicaciones y tener información de todas en tiempo real ¿o sí?.

La desconfianza de que AUWI, era el ERP que requerían para cambiar el escenario era muy grande, la primera vez que ingresamos una orden de producción y mostraba que su costo era mayor que su precio de ventas creyeron que era mentira. Mucho tiempo estuvieron manejando la empacadora a precios de mercado, sin ver realmente sus costos. Su carnicería sí vendía mucho ¡pero perdían con cada venta! Estaban haciendo crecer las carnicerías con las que competían, a costa de los márgenes de su empacadora.

Pronto hicimos equipo, buscamos respuestas enfocándonos en los mayores problemas, empezamos a confiar en la información y tenerla de manera inmediata permitió que se tomaran decisiones rápidas y que fueron creando poco a poco un flujo positivo. Conocer ¿en que se está gastando?, si es más que el año anterior, ¿qué productos son los rentables?, ¿cuáles merman de más? ¿es lo que deben mermar?.

Hoy, un año después, sus ventas siguen creciendo pero su margen bruto que antes era negativo, ¡ahora está por encima del 30%!.

¿Sientes que te faltan horas para operar bien tu negocio?

Quítate esas tareas que no te gustan o las puede hacer alguien más y enfócate en lo que mejor sabes hacer para dar más valor a tu tiempo.

La gente más productiva, no es la que trabaja más horas, sino la que trabaja mejor; más inteligente. ¿Cómo se logra esto? Se tiene que apartar tiempo de nuestro día para pensar; qué se puede delegar o automatizar. Esto no es algo que se logre de un día para otro, se tiene que elegir cuidadosamente qué es lo que vamos a automatizar o delegar en base a factores como: monotonía, cantidad de tiempo que nos quita, inproductividad, porque  no nos gusta, porque no somos la mejor persona para hacerlo, porque alguien lo puede hacer por menos costo (aunque directamente no recibas dinero por hacer esa actividad, tu tiempo podría generar más haciendo otra actividad).

Una vez un amigo empezó a hacer un mecanismo para reducir el consumo de luz en las residencias. El hacerlo le tomaba varias horas cada uno, él lo hacía porque estaba convencido que nadie lo podría hacer más barato que él, ya que no le implicaba desembolsar nada. Él no estaba considerando que con el mismo tiempo, pero invertido, digamos en vender el mismo producto, podría generar más que subcontratar la maquila. Las grandes empresas lo hacen todo el tiempo, Nike, Apple, Microsoft, todas ellas subcontratan gran parte, sino toda la manufactura, enfocándose en lo que les genera más valor como lo es la investigación, diseño, imagen, mercadotecnia, comercialización, etc.

Con más tiempo en nuestras manos, podrás ahora pensar en cómo optimizar el tiempo de tu personal, analizar qué tareas está duplicando nuestro personal o son improductivas, si sería mejor subcontratarlas, elegir quién es el más adecuado para hacer una tarea, etc. Incluso utilizar la tecnología para hacer esas tareas mediante máquinas más eficientes o software.

Ejemplo de actividades delegables:

  • Captura de pedidos: Hoy se puede delegar esas tareas a nuestros clientes mediante App´s, portales, correos que leen los pedidos, acceso directo a nuestro sistema, etc.
  • Crear órdenes de compra: Con la configuración adecuada, a un sistema se le puede indicar cuál es la cantidad mínima de que se debe tener de existencia de un producto en un almacén y cuánto debe de pedir, a quién y qué costo; entre otros parámetros.
  • Pólizas automatizadas: Antes la contabilidad era a lápiz, ahora los sistemas modernos crean las pólizas de manera automática reduciendo costos en tiempo y errores.
  • Ingresar XML a tu contabilidad con la generación de pólizas contables: Ahora es posible que el mismo proveedor la suba al portal de tu ERP AUWI; mediante una serie de reglas y candados se asegura y hasta se mejora la confiabilidad de tu contabilidad.
  • Reportes: ¿Días dedicados a hacer reportes que pueden salir de manera automática? ¿Información obsoleta y errónea? ¿Por qué no mejor dedicar tiempo a cómo automatizar esos reportes? Hoy es posible tener información vital para la toma de decisiones en tiempo real y hasta tu celular.
  • Llenado de formatos: ¿Tu personal de ventas, cobranza, técnicos, pasan horas al día para llenar formatos de lo que hicieron? ¿Por qué no hacerlo en tiempo real desde el lugar de los hechos y dando el plus de que se puedan monitorear desde cualquier dispositivo con Internet?

Hay muchas maneras de optimizar tiempo y generar ahorros, hay que elegir bien y con los mismos ahorros en dinero y tiempo seguir avanzando en ese camino. Las empresas líderes no dejan de hacerlo, siendo que tienen procesos mucho más óptimos que las PYMES promedio.

Nos encanta encontrar estas áreas de oportunidad con nuestros clientes, así que no dudes en contactarnos si requieres que te apoyemos con esto.

 

¡ACÉRCATE, PODEMOS AYUDARTE!

5 razones para invertir en un ERP.

Un ERP o sistema de gestión de empresas es una herramienta clave para el crecimiento ordenado de cualquier empresa, especialmente porque como empresario, no te quieres encontrar con sorpresas desagradables como que no tienes el inventario que creías o que estás vendiendo por debajo de tus costos. Es por esto que se debe de considerar como una de las mejores inversiones que una empresa puede hacer y no como un gasto.

Aquí les van 5 razones de por qué un ERP es una magnifica inversión y no un gasto:

  1.  Control y productividad: Como mencioné en la introducción, para no perdernos en la operación y llenarnos de papeles que son difíciles de administrar. Adquirir un sistema que te ayude a tener información clara, automatizada, efectiva, congruente, ayudará a la dirección de cualquier empresa a no perder tiempo haciendo reportes sino actuando conforme a la información que no está llegando antes de que sea demasiado tarde. De acuerdo a algunos estudios, 40% de los trabajadores realizan operaciones repetitivas; con la ayuda de un ERP; se pueden automatizar esas tareas aburridas y obtener mayor productividad de nuestros empleados.
  2. .- Mejor información: Al momento de tener toda tu operación centralizada en un mismo sistema, se podrán obtener reportes claves en minutos, que respondan desde las preguntas claves como:
    ¿Cuánto vendemos?, ¿de qué productos?, ¿cuánto compramos?, ¿cuánto ganamos?, ¿en qué sucursales?; así como reportes más complejos, que al estar conectados deberían de dar una imagen real de las operaciones de una empresa.
  3. Ahorro: Aunque es cierto, que la inversión en un ERP puede ser considerable y que se crea que el retorno nunca llegará, es ampliamente documentado que un sistema de gestión es una de las mejores inversiones que una empresa puede hacer. El mismo Sam Walton, fundador de Walmart, dedica buena parte de su libro “Hecho en América”, a acreditar su éxito a los sistemas de gestión o ERP. Los ahorros pueden venir de muchas maneras, desde menos capturistas o reporteadores, mayores visitas a clientes de un vendedor gracias a la APP de venta móvil de AUWI, controlar mermas, monitoreo de compras, administración adecuada de inventarios, etc.
  4. Reflejo en clientes felices: El poder de una recomendación de un cliente por internet es más fuerte que nunca, 84% afirmó confiar en las recomendaciones de otros usuarios por este medio. Con tanta competencia que existe hoy en todas las industrias, es indispensable tener una buena opinión de nuestros clientes. La mejor manera, es estar enterado lo antes posible, cómo estamos atendiendo a dichos clientes, qué podemos hacer para mejorar su experiencia, por qué han decidido no comprarnos o dejar de comprarnos, etc. Los sistemas como el CRM o la APP de promotoría de AUWI, te permiten tener una visión mas clara de qué le gusta o no a tu cliente para que puedas mejorar antes que tu competencia.
  5. Estadísticas: Empresas pierden desde, un millón de pesos al año para las pequeñas,  o  hasta 100 millones las grandes,  en errores de comunicación y búsqueda de datos que les ayuden al buen desempeño de su trabajo. Un ejemplo sería si al no tener un buen ERP, el departamento de pagos no tiene claro ¿qué facturas tiene que pagar ese día?, ¿cuánto tiempo perdería en buscar esas facturas?, saber si las tiene o no que pagar, si puede destinar la cantidad adecuada de recursos a su pago, etc. Todo esto lo tendría que dar un buen ERP como AUWI.

 

 

Fuentes: www.smartsheet.comhttps://hackernoon.com

Ventajas venta móvil

¿Cuánta gente en tu organización sube los XML´s de las facturas de tus proveedores a tu ERP? ¿Por qué no permites que ellos lo hagan directamente?

Con AUWI-ERP ahora es posible que mediante un portal WEB,  se muestren a tus proveedores sus órdenes de compra autorizadas y que ellos mismos liguen sus facturas mediante su usuario exclusivo que se les brindaría para que en automático se genere su póliza contable.

Puedes también, a los proveedores elegidos, permitirles agrupar varias órdenes de compra en una sola factura y mostrar sus facturas pagadas y sus respectivas fechas.

Elimina tiempo de tu personal destinado a ligar estos XML, dar estatus de pago a proveedores o arreglar diferencias entre OC´s y facturas de tus proveedores.

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Tus empleados, son tu principal activo.

Como parte de nuestro compromiso de mejora continua en donde buscamos integrar todas las áreas de una empresa con un sistema administrativo en la nube , ahora será posible con AUWI-ERP:

  • Generar la nómina de tus empleados,
  • crear contratos de manera automática,
  • administrar su historial,
  • registrar asistencias desde cualquier ubicación mediante un dispositivo especial o una aplicación móvil AUWI-ERP,
  • ya no será necesario contratar un sistema de recursos humanos alterno.

Además, a diferencia del resto de sistemas de gestión de empresas, estas nuevas adecuaciones vienen incluídas en tu pago de mensualidades o anualidades donde también incluimos el resguardo de tu información y el soporte telefónico.

Pregunta por adecuaciones o desarrollo de aplicaciones a tu medida.

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5 Maneras de VENDER MÁS con tu PUNTO DE VENTAS de AUWI:

Con el punto de ventas de AUWI-ERP podrás vender más que con un punto de ventas tradicional porque te permite:

  • Vender  tiempo aire de diferentes compañías celulares así como  el pago de servicios en tus tiendas, atrayendo más tráfico.
  • Optimizar el tiempo de recepción de tus proveedores, recibiéndolos con una tableta o tu celular, eliminando filas.
  • De la misma manera, puedes tener cajas emergentes aún sin espacio de otra computadora con una tableta o teléfono.
  • Cada cliente puede  de manera directa en tu portal web generar sus facturas, optimizando tu tiempo.
  • Mostrar  tus ofertas en el mismo punto de venta y administrarlas en tu ERP.

Pregunta por funciones especiales para carnicerías, farmacias, tortillerías,  o cualquiera que sea el giro de tu negocio:

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Caso de éxito #27

El dueño de la exitosa empresa “Renta y Mantenimiento de Montacargas SA”* se encontraba muy contento porque  casi no había equipos en su taller, lo que para él, significaba que estaban todos rentados.

Esto sonaba excelente aunque sabía que el incremento de deudas y la falta de flujo no coincidía con esa métrica. Se disponía a continuar con lo que más le gusta, que es supervisar y dar mantenimiento personalmente, cuando un cliente le marcó a su celular y le dice: “¿Qué tipo de control tienen ustedes?” ; ¡tengo 2 meses pidiendo que recojan su montacargas que ya no requiero y lejos de venir, me siguen mandando facturas por algo que no uso! Esta situación fué como si le quitaran la venda de los ojos, con esas sencillas palabras que escuchó, todo le hizo sentido. Sus controles en papeles, Excel y su sistema de facturación, no lo estaban ayudando como se requería, necesitaba algo más, un sistema integral con el que pudiera controlar sus mantenimientos, facturas, cobranza, técnicos, etc, necesitaba AUWI.

Al contactar a AUWI pensó que iba a ser difícil explicar sus necesidades y problemas, pero se sorprendió del  enfoque del personal de AUWI: hacían reportes que mostraban la verdad. (sin importar lo complicado que sea obtener la información.) Le  implementaron una serie de reportes que él desconocía que se podrían obtener. Al integrar a todo el personal incluyendo los técnicos mediante la APP de mantenimiento, ahora puede conocer exactamente dónde estaba cada técnico, cada equipo, qué mantenimientos se le habían hecho, cuándo le tocaba el siguiente, medir el tiempo de respuesta a un incidente, el tiempo que se dedicaba a cada equipo, el promedio de mantenimientos por técnico, el costo de cada uno de éstos, cuáles se habían facturado, cuáles seguían pendientes de cobrar y mucha más información.

En tiempo real  y al alcance de su celular.

¡Hoy atiende más equipos con el mismo personal, sus cuentas por cobrar han bajado, cuenta con un completo control de su inventario y del de cada uno de sus técnicos, de refacciones, consumibles y herramientas!

¡Hoy dedica más tiempo a hacer los que le gusta, sabiendo que toda su operación está conectada y cuenta con los medidores que le permiten tomar decisiones informadas e inmediatas!


* Omitimos el nombre real.

Caso de éxito #46.

Trabajar arduamente 7 días a la semana, de 7 am a 10 pm, 365 días del año, durante casi 20 años, es la historia de la Empacadora Cárnicas SA*. Tanto trabajo y aceptación de sus clientes debía verse reflejado en una sólida salud financiera, pero no era así! No había control de mermas los inventarios reales distaban mucho de los teóricos y sus deudas crecían sin parar.

El enfoque principal de esta empresa es el procesamiento y el reparto de productos cárnicos a carnicerías, restaurantes y otros pero la creciente falta de liquidez  era el principio de su fin hasta que se convencieron en invertir en AUWI. El sistema que les permitió conocer con claridad las áreas del negocio que debían optimizarse.

Hoy Empacadora Carnicas SA. gracias a AUWI ha podido expandir sus rutas de entrega ya que sus repartidores, al ser monitoreados mediante la APP de REPARTOS de AUWI cumplen con más entregas al día, eliminando desvíos de rutas y tiempos muertos.

Ahora controlan las mermas como no creían que se podía gracias al módulo de PRODUCCIÓN que les permite medir incluso el consumo real de materia prima, material de empaque, mano de obra real contra lo presupuestado en la receta lote por lote!

Conocer en tiempo real desde cualquier dispositivo con internet o incluso en la APP de DIRECCIÓN, les ha permitido actuar rápido y preciso. Ahora dedican menos tiempo llenando reportes y más tiempo tomando decisiones de mejora continua.

Estas estrategias los han incluso animado a abrir su primera sucursal, apoyados claro con el ¡PUNTO DE VENTA de AUWI! Ideal para carnicerías y con la ventaja de tener todas las funcionalidades de su empresa en un solo sistema.

Adiós a las re capturas, incongruencias de información entre un sistema y otro, dobles costos, etc.

* Omitimos el nombre real.

¿Qué es un CRM en la nube?

Hoy comentaremos el concepto del CRM en la nube, tan de moda en estos tiempos.

Todos los negocios del mundo necesitan vender sus productos o servicios. Por tanto, necesitan controlar las relaciones con sus clientes. Tanto es así que todos los negocios tienen su propio CRM, ya sea un sofisticado sistema informático o bien una sencilla hoja de cálculo.

¿Qué es un CRM en la nube?

Un buen CRM es un programa informático de gestión comercial que permite organizar la información de los clientes y las relaciones que nuestra empresa teje con ellos. Permite controlar procesos de negocio como las negociaciones y las actividades que se desarrollan desde los vendedores para conseguir las ventas.

¿Porqué en la nube?

Las ventajas de que este CRM esté en la nube vienen de su naturaleza como sistema informático en la nube, con un acceso sencillo y a través de la web, sin necesidad de instalaciones y disponible en cualquier dispositivo.

Puesta en marcha

Si bien empezar a utilizar un CRM es una tarea algo complicada para algunos vendedores acostumbrados a métodos de gestión personales, tras una pequeña curva de aprendizaje, la productividad aumenta considerablemente.

Es importante que en la elección del CRM tengamos en cuenta la usabilidad de la herramienta pues por muy sofisticado que sea el sistema y muchas capacidades pueda desarrollar, si los verdaderos últimos usuarios del sistema (los vendedores) no lo usan ni introducen toda la información necesaria, conseguiremos una inversión inútil en nuestro negocio.

¿Qué gana el negocio?

Siempre que una empresa se plantea la implementación de un nuevo sistema informático, la pregunta es que el negocio debe tener una respuesta muy clara y concisa. En el caso de un CRM, el negocio gana orden, automatización y control.

  • Orden porque los usuarios tienen claras sus prioridades, sus tareas y sus procesos de negocio con lo que focalizan mejor sus esfuerzos en mejorar las ventas.
  • Automatización porque un CRM en la nube permite eliminar tareas repetitivas como la gestión de listados y mejora la colaboración en la empresa.
  • Control porque el gestor del negocio tiene la información de los clientes centralizada, conoce los procesos de negocio que se están llevando a cabo en su empresa y puede analizar los datos de tendencias para encontrar nuevas oportunidades de negocio.

Con AUWI, todo ésto es posible con nuestro CRM que es totalmente en la nube, totalmente centralizado. Base de clientes, clientes potenciales, actividades, etc. ¡Atrévete a probarlo y contáctenos!

Caso de éxito #87.

La empresa Tortillas y tostadas SA* había crecido rápido y de manera muy exitosa, pero con el crecimiento vinieron nuevos problemas de control y obtención de información.  Se volvió extremadamente difícil y poco efectivo el administrar a los vendedores, ya que, no revelaban la ubicación real de los clientes, no sabían si realmente habían o no visitado al cliente o a qué hora empezaban o terminaban su ruta. Los clientes pagaban y ese pago se reportaba mucho tiempo después, promociones por volumen de compra las aplicaban a un cliente cuando realmente se habían hecho a precio regular a varios.

No había información sobre la cobertura real de ventas y al no conocer la ubicación real de los clientes, el vendedor tenía un poder no deseado sobre los dueños de esta gran empresa.

Empezar a usar AUWI fue todo un reto para la empresa y sus vendedores, habría que adaptar una nueva forma de trabajo y a nadie le gustan los cambios o que los midan tan de cerca.

Inmediatamente después de empezar a usar AUWI, se dieron cuenta de que era mucho más fácil de lo que supusieron, tanto en Web como las aplicaciones móviles y rápido entendieron que ambos (empresa y vendedores) tenían mucho que ganar. La empresa empezó a obtener ubicaciones reales de los clientes, ver en un mapa las visitas en tiempo real de sus vendedores, la venta por tipo de producto y hasta lo cobrado por tipo de cobro. Las mermas y cambios físicos se midieron de manera más eficiente y basándonos en sugerencias del sistema, también bajaron considerablemente.

Los vendedores empezaron a ver que ese monitoreo hacía que vieran más clientes y a ganar más. Además de que ya no tenían que gastar tiempo haciendo liquidaciones ya que la información ya estaba en la empresa. Esto incluso hizo que el cálculo automático de comisiones fuera inmediato.

La empresa comprobó el retorno de inversión en AUWI mucho más temprano de lo que calcularon. Esto gracias a la optimización de uso de camionetas, tiempo de vendedores, atención a clientes, una mejor administración de cartera, optimización de sus promociones, reducción de mermas, ampliación de mercados, etc.

Hoy esta empresa ha decidido integrar la producción de su planta, la venta de sus tiendas con el punto de venta y la contabilidad todo en AUWI.

*Omitimos el nombre real de la empresa.

 

¿Qué es un ERP?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa, básicamente es una arquitectura de software para empresas que facilita e integra la información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa.

En la mayoría de los negocios online, esto hace referencia a todo el tema de la facturación, gestión de pedidos y envíos, así como datos de los clientes, del personal, distribuidores y otros. Actualmente, un ERP se ha convertido en un aspecto fundamental en la elaboración y gestión de una estrategia empresarial.

Los objetivos principales de los sistemas ERP

  • Optimización de los procesos empresariales.
  • Acceso a la información.
  • Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
  • Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

¿Son apropiados los software de ERPs para todas las empresas? ¿Incluso para las tiendas online?

Un ERP puede constituir un gran impulso a la economía de una empresa, al ser adaptada con ciertos patrones de calidad y estructural al mercado en el que compite. Es decir, contribuye a conocer mejor la verdadera capacidad de la empresa, y estructurar en torno a eso.

Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resume en la resolución de los problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir un mayor control contable, inmovilizado, conciliación bancaria, liquidación de impuestos,etc.

Las características destacables de los sistemas ERP

  • Base de datos centralizada.
  • Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.
  • En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes.
  • Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP.

¿Porqué reemplazar un servidor físico por la nube?

La nube es un espacio de almacenamiento virtual, en el que podemos alojar una importante cantidad de información. Hablamos de una serie de recursos computacionales, como aplicaciones, servicios, servidores y redes.

El almacenamiento en la nube (Cloud Computing en inglés) nos permite tener nuestros archivos almacenados en servidores accesibles. Fáciles de utilizar. Podemos manejar la información desde cualquier lugar gracias a un servicio que dio un paso más en la evolución de la informática dejando atrás a los grandes discos duros, las tarjetas de memoria o los USB.

La aparición de la nube, ha significado un alivio financiero y laboral para una gran cantidad de empresas que cuentan con la oportunidad de almacenar de forma segura su información, sin tener que ocupar un determinado espacio físico.

Cada vez es mayor el número de pequeñas y medianas  empresas (PYMES), entes  gubernamentales sin fines de lucro e incluso webmasters individuales que deciden migrar sus servidores a la nube, debido a la posibilidad de aprovechar los beneficios, financieros y técnicos, que rodean esta opción.

Los cloud servers poseen una tecnología altamente escalable que permite ofrecer servicios de computación a través de Internet, donde el usuario no necesita tener grandes conocimientos para su manejo y acceso.
Entre las principales ventajas que encontramos en el uso de este producto destaca:

  • Reducción de Costos: Adoptar un modelo de pago por uso, es decir pagar solamente por los recursos que utilicemos. Un cloud servers permite operar con software y almacenar información en centros de datos a los que podemos acceder a través de Internet, obteniendo un considerable ahorro en equipos de soporte, gastos de personal, hardware, consumo eléctrico.
  • Flexibilidad: El uso de la nube permite escalar recursos de computación, ajustándolos según la demanda, de esta forma el servidor puede crecer o disminuir según las necesidades del cliente, desde cualquier ubicación y sin restricciones de horario.
  • Facilidad en la implementación: Es mucho más rápido provisionar un hardware en la nube que uno físico. Contar con un cloud server  sólo requerirá de minutos para su completo funcionamiento.
  • Disponibilidad: La información, al no residir en un sólo hardware físico, posee la capacidad de ser migrada a otro servidor de manera instantánea sin ningún inconveniente, lo que asegura que en caso de alguna falla los datos siempre estén a su alcance.
  • Otras ventajas: Para actualizaciones en la nube sólo se requiere reajustar valores, sin downtime perceptible, mientras que en un servidor físico estas modificaciones podrían representar cambios de hardware y periodos mas o menos largos en los que el servicio no está disponible.

Las razones anteriormente mencionadas más el gran número de organizaciones que ya han adoptado la nube buscando mejorar su productividad, crecimiento, y obtener una reducción de costes representan un importante aval para la definitiva llegada de los cloud servers.

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