Cambiar un sistema para tu empresa, requiere una serie de compromisos, sacrificios, inversión en tiempo y dinero entre otras consecuencias. Es de suma importancia hacerse estas preguntas antes de tomar tan importante decisión.
¿Por qué?
El ¿por qué? viene de un análisis profundo de la organización en donde los resultados deberían arrojar claras respuestas como lo son:
- Porque no tenemos los inventarios óptimos, eso nos está costando paros en la producción, desabasto y por lo tanto, perdida de venta entre otros.
- Sin información confiable que me permita conocer la rentabilidad en los productos que vendemos. ¡quizás hasta estamos perdiendo! (lo
- hemos visto)
- Tiempo dedicado en el llenado de reportes y formatos requiere mucho mas gente cuando un sistema brindaría esa información de forma automática.
- Limitaciones en crecimiento al no contar con los estandares que un sistema requiere, ni se puede contratar y capacitar a la velocidad que se requeriría sin sistema.
- El negocio no es redituable con tanta gente haciendo tareas sin gran aporte.
- Mejor experiencia al cliente al dar mejor seguimiento a sus pedidos y más rapidez.
¿Cuáles son los objetivos?
Es muy importante definir que se espera resolver al obtener un sistema, ¿solo sacar un ticket a la hora de una venta? ¿saber con exactitud que insumos requerire para mi producción? ¿dónde están mis vendedores y como van sus objetivos de ventas?
Cualquiera que sean las necesidades de un negocio, es de máxima importancia exponerlos de forma clara antes de empezar un proyecto para que no haya perdidas de tiempo y dinero si se elige una opción que no cubrirá la necesidad.
¿Se requiere escalabilidad?
Una cosa es solucionar los problemas actuales y otra es ligar el proyecto a las proyecciones de crecimiento de la empresa. ¿Se adaptará el sistema a esas nuevas necesidades? ¿con el crecimiento de la información? ¿del número de usuarios usandolo al mismo tiempo? ¿con esa nueva forma de vender o surtir?
Si tu negocio y/o el mercado al que atiendes es muy cambiante, es mejor por optar por un proveedor de sistema que esté dispueso a seguir evolucionando. Muchos no lo están.
¿Se requiere flexibilidad?
Esto va de la mano con el punto anterior. Hay muchos sistemas de nicho que son muy buenos para atender ciertas necesidades, como lo puede ser ese excelente punto de ventas o sistema de producción o facturación y si esa es solamente la necesidad de la empresa, quizas ese tipo es lo ideal. Pero si la empresa requiere constanteme de formas distintas y/o más complejas de operar, o integrar todas las áreas en tiempo real, como el área de inventarios con la contabilidad, con la tesorería, con las compensaciones del vendedor. Entonces ese sistema tan bueno para una tarea, se verá imposibilitado de cumplir con la necesidad real y muy probablemente ni al proveedor le interese invertir en eso.
¿En la Nube o en servidores propios?
La tendendia es que cada vez más las empresas confíen en servidores de un tercero en instalaciones lejanas a la de la empresa (La Nube). Invertir en la compra y mantenimiento en servidores dentro de la empresa no es para todos, pero es algo que se tiene que estudiar. Ampliamos este tema aquí.
¿Compra o suscripción?
Muchos empresarios ( y mi señora) opinan que es mejor comprar que rentar y en algunos casos estaría yo de acuerdo. Todo depende de la necesidad y el presupuesto. Si la necesidad es muy básica y no se demanda cambios, quizás si es mejor comprar, la inversión no debería ser mucha. Pero una organización ya no tan pequeña y además creciente requiere un sistema más grande y complejo que 1. Requiere una mucho mayor inversión si se compra (o desarrolla de cero) 2. Va a seguir requiriendo de desarrollos que quizás en un sistema por suscripción ya incluiría dichas actualizaciones.
Si requieres apoyo para tomar tan importante decisión, por favor contacta a un experto auwi quien con gusto y sin compromiso te ayudará
