¿Sientes que te faltan horas para operar bien tu negocio?
Quítate esas tareas que no te gustan o las puede hacer alguien más y enfócate en lo que mejor sabes hacer para dar más valor a tu tiempo.
La gente más productiva, no es la que trabaja más horas, sino la que trabaja mejor; más inteligente. ¿Cómo se logra esto? Se tiene que apartar tiempo de nuestro día para pensar; qué se puede delegar o automatizar. Esto no es algo que se logre de un día para otro, se tiene que elegir cuidadosamente qué es lo que vamos a automatizar o delegar en base a factores como: monotonía, cantidad de tiempo que nos quita, inproductividad, porque no nos gusta, porque no somos la mejor persona para hacerlo, porque alguien lo puede hacer por menos costo (aunque directamente no recibas dinero por hacer esa actividad, tu tiempo podría generar más haciendo otra actividad).
Una vez un amigo empezó a hacer un mecanismo para reducir el consumo de luz en las residencias. El hacerlo le tomaba varias horas cada uno, él lo hacía porque estaba convencido que nadie lo podría hacer más barato que él, ya que no le implicaba desembolsar nada. Él no estaba considerando que con el mismo tiempo, pero invertido, digamos en vender el mismo producto, podría generar más que subcontratar la maquila. Las grandes empresas lo hacen todo el tiempo, Nike, Apple, Microsoft, todas ellas subcontratan gran parte, sino toda la manufactura, enfocándose en lo que les genera más valor como lo es la investigación, diseño, imagen, mercadotecnia, comercialización, etc.
Con más tiempo en nuestras manos, podrás ahora pensar en cómo optimizar el tiempo de tu personal, analizar qué tareas está duplicando nuestro personal o son improductivas, si sería mejor subcontratarlas, elegir quién es el más adecuado para hacer una tarea, etc. Incluso utilizar la tecnología para hacer esas tareas mediante máquinas más eficientes o software.
Ejemplo de actividades delegables:
- Captura de pedidos: Hoy se puede delegar esas tareas a nuestros clientes mediante App´s, portales, correos que leen los pedidos, acceso directo a nuestro sistema, etc.
- Crear órdenes de compra: Con la configuración adecuada, a un sistema se le puede indicar cuál es la cantidad mínima de que se debe tener de existencia de un producto en un almacén y cuánto debe de pedir, a quién y qué costo; entre otros parámetros.
- Pólizas automatizadas: Antes la contabilidad era a lápiz, ahora los sistemas modernos crean las pólizas de manera automática reduciendo costos en tiempo y errores.
- Ingresar XML a tu contabilidad con la generación de pólizas contables: Ahora es posible que el mismo proveedor la suba al portal de tu ERP auwi; mediante una serie de reglas y candados se asegura y hasta se mejora la confiabilidad de tu contabilidad.
- Facturación: auwi cuenta con un portal de facturación muy sencillo de operar, para que tus clientes de tus sucursales, puedan registrarse y obtener ellos mismos sus comprobantes fiscales.
- Reportes: ¿Días dedicados a hacer reportes que pueden salir de manera automática? ¿Información obsoleta y errónea? ¿Por qué no mejor dedicar tiempo a cómo automatizar esos reportes? Hoy es posible tener información vital para la toma de decisiones en tiempo real y hasta tu celular.
- Llenado de formatos: ¿Tu personal de ventas, cobranza, técnicos, pasan horas al día para llenar formatos de lo que hicieron? ¿Por qué no hacerlo en tiempo real desde el lugar de los hechos y dando el plus de que se puedan monitorear desde cualquier dispositivo con Internet?
Hay muchas maneras de optimizar tiempo y generar ahorros, hay que elegir bien y con los mismos ahorros en dinero y tiempo seguir avanzando en ese camino. Las empresas líderes no dejan de hacerlo, siendo que tienen procesos mucho más óptimos que las PYMES promedio.
