Manual de cotizaciones

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1. Vista General y Listado de Cotizaciones #

Al ingresar al módulo de Cotizaciones, te encontrarás con un panel de control (Dashboard) diseñado para darte visibilidad total sobre tus ventas en proceso.

• Indicadores Rápidos: En la parte superior podrás visualizar el total de cotizaciones, así como el conteo de aquellas que están Pendientes, Aprobadas y Rechazadas.
• Gráfica de Tendencias: El sistema te muestra una gráfica con el comportamiento de tus cotizaciones de los últimos 6 meses para que midas tu desempeño comercial.
• Filtros de Búsqueda: Puedes filtrar tu listado por Rango de Fechas, Cliente específico, Estatus de la cotización o usar el buscador general para encontrar folios o nombres rápidamente.

2. Crear una Nueva Cotización #

Para iniciar una propuesta comercial, haz clic en el botón de Nueva Cotización.

• El sistema generará automáticamente un número de Folio único (compuesto por la fecha del día y un número consecutivo).
• La cotización nacerá con el estatus «Pendiente» por defecto.

3. Llenado de Datos Generales (Edición) #

Una vez creado el folio, ingresarás a la pantalla de edición donde deberás configurar los detalles comerciales del trato:

• Cliente y Contacto: Selecciona al cliente al que va dirigida la propuesta; el sistema cargará automáticamente su clasificación. También puedes seleccionar o agregar un Proyecto relacionado.
• Moneda y Tipo de Cambio: Puedes definir si la cotización será en la moneda base o en otra divisa. Si eliges Dólares, el sistema te permitirá ajustar el tipo de cambio del día. Nota: La moneda solo se puede cambiar si aún no has agregado productos a la lista.
• Vigencia y Envío: Define los días de vigencia de tus precios, la fecha estimada de entrega y, si aplica, el tipo y dirección de envío para el cliente.

4. Agregar Productos o Servicios #

En la sección de partidas, podrás ir armando tu cotización seleccionando los artículos de tu catálogo:

1. Busca y selecciona el producto. El sistema respetará el precio asignado según la clasificación de tu cliente (Precio A, B o C).
2. Ingresa la cantidad deseada. Si tienes activadas las alertas de inventario, el sistema te avisará si la cantidad solicitada supera tu existencia actual.
3. Descuentos: Puedes aplicar un porcentaje de descuento por partida. El sistema calculará el nuevo precio unitario y aplicará los impuestos (IVA e IEPS) después de haber descontado este porcentaje.
4. Haz clic en agregar. Verás cómo se actualizan automáticamente los subtotales y totales en la parte inferior.

5. Personalización del Documento #

Para darle una presentación profesional a tu PDF, puedes editar los textos que acompañarán a tu cotización:

• Bienvenida: Un saludo corto para tu cliente.
• Cuerpo / Comentarios Iniciales: El texto introductorio de tu propuesta.
• Términos y Condiciones: Las cláusulas comerciales del trato.
• Comentarios Finales / Despedida: Un mensaje de cierre para tu cliente.

Al finalizar, no olvides hacer clic en el botón de Guardar para asegurar todos los cambios.

6. Gestión de la Cotización (Convertir a Pedido y Exportar) #

Una vez que tu cotización ha sido guardada y gestionada con el cliente, tienes varias opciones desde el listado principal:

• Convertir a Pedido: Si el cliente acepta la propuesta, puedes usar el botón de conversión. El sistema cambiará el estatus de la cotización a «Aprobada», generará un folio de Pedido (iniciando con la letra «P-«) y preparará el detalle para la remisión y entrega.
• Exportar a Excel: Puedes descargar todo tu listado de cotizaciones filtradas en un archivo .xlsx para reportes externos.
• Eliminar: Por seguridad y control, solo es posible eliminar cotizaciones que tengan el estatus de «Rechazadas». Si intentas borrar una cotización en otro estatus, el sistema no te lo permitirá.

Funciones relacionadas:

• ¿Cómo crear un producto?
• ¿Cómo crear un cliente?
• ¿Cómo crear un pedido de venta?