Tabla de contenidos
- El módulo de prorrateos te permite mandar a varios centros de compra una factura, incluso con distintos montos pero teniendo que sumar el total de la compra.
- 1. Listado de Prorrateos (Panel Principal)
- 2. Registrar un Nuevo Prorrateo (Compras Múltiples)
- 3. ¿Qué sucede al guardar un Prorrateo?
- 4. Ver Detalles de un Prorrateo
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El módulo de prorrateos te permite mandar a varios centros de compra una factura, incluso con distintos montos pero teniendo que sumar el total de la compra. #
1. Listado de Prorrateos (Panel Principal) #
El módulo de Prorrateos te permite visualizar cómo se han distribuido los gastos de tus compras grandes entre diferentes áreas o departamentos. Al ingresar, verás un listado con el historial de distribuciones.
- Seguridad y Permisos: Por seguridad, el sistema filtrará automáticamente el listado y solo te mostrará las compras asignadas a los Centros de Costo a los que tu usuario tiene permiso de visualización.
- Búsqueda Rápida: Puedes usar la barra de búsqueda para encontrar un prorrateo específico tecleando el Folio de la Orden de Compra (OC) o el nombre del Proveedor.
- Exportación a Medida: Si necesitas reportar estos datos, puedes descargar el listado en formato Excel, CSV o PDF. Además, antes de exportar, puedes elegir qué columnas ocultar o mostrar (Folio, Proveedor, Subtotal, Total) para personalizar tu reporte.
2. Registrar un Nuevo Prorrateo (Compras Múltiples) #
Cuando realizas una compra global que debe pagarse con el presupuesto de distintos departamentos, debes usar la herramienta de Compras Múltiples.
- Selección de la Compra Base: Lo primero es seleccionar la Orden de Compra original que deseas prorratear y definir la fecha en la que se aplicará contablemente este movimiento.
- Carga de Totales: Al seleccionar la OC, el sistema cargará automáticamente los montos originales (Subtotal, IVA, IEPS, Retenciones e ISR) para que los tengas de referencia.
- Distribución por Centro de Costo: Puedes agregar tantas filas como necesites (de una en una o de forma masiva hasta 50 a la vez). En cada fila, selecciona el Centro de Costo destino y captura exactamente qué parte del subtotal, impuestos y total le corresponde a ese departamento.
3. ¿Qué sucede al guardar un Prorrateo? #
El prorrateo en Auwi es una herramienta poderosa que automatiza gran parte de la carga administrativa. Al hacer clic en Guardar, el sistema realiza las siguientes acciones de forma automática:
- Creación de Sub-Órdenes: El sistema «divide» la Orden de Compra original y genera nuevas Órdenes de Compra «hijas» para cada Centro de Costo que agregaste.
- Folios Inteligentes: Para que puedas identificarlas fácilmente, los nuevos folios de estas sub-órdenes se generarán usando la abreviación del Centro de Costo al inicio (Por ejemplo:
VNT-OC123). - Aprobación Automática: Estas nuevas sub-órdenes nacen con el estatus de «ACEPTADO», agilizando el flujo de trabajo ya que provienen de una compra madre previamente gestionada.
- Pólizas: Se genera un registro de prorrateo listo para ser integrado a tus pólizas contables.
4. Ver Detalles de un Prorrateo #
Si necesitas auditar cómo se dividió una compra en el pasado, puedes abrir la vista de detalles.
- En la parte superior verás el Folio Padre, el Proveedor y los montos totales originales.
- En la parte inferior, verás el desglose exacto de cuánto dinero, impuestos y retenciones absorbió cada Centro de Costo.
- ¿Cómo crear una centro de costos?
- ¿Cómo crear una órden de compra?
- ¿Cómo crear un proveedor?
